Sự phát triển theo cấp số nhân của công việc từ xa đang thay đổi cách hoạt động của nhiều doanh nghiệp.Đòi hỏi các nhà lãnh đạo doanh nghiệp trong các ngành điều chỉnh các phương pháp và kỹ thuật để quản lý nhóm của họ.
“Với một nhóm toàn cầu hoặc phân tán, vai trò và trách nhiệm của trưởng nhóm được nâng cao,” Giáo sư Anthony Mayo của Trường Kinh doanh Harvard nói. “Người lãnh đạo phải đảm bảo giao tiếp liên tục, củng cố các chuẩn mực của nhóm, khuyến khích cộng tác và tích cực thu hút ý kiến đóng góp và quan điểm của mọi người trong nhóm, đặc biệt là những người không ở cùng vị trí.”
Dưới đây là 12 mẹo để quản lý nhóm từ xa.
CÁCH QUẢN LÝ NHÓM TỪ XA
1. Thiết lập Tiêu chuẩn và Kỳ vọng của Nhóm
Để thúc đẩy động lực và thu hút nhân viên từ xa của bạn, điều quan trọng là phải thiết lập các tiêu chuẩn nhóm để chỉ định cách họ nên tương tác và cộng tác.
“Ngay cả khi không thể gặp mặt trực tiếp, điều tối quan trọng là phải cân nhắc và có chủ đích trong việc khởi động nhóm và cùng thống nhất các tiêu chuẩn để chi phối công việc bạn làm cùng nhau ở các địa điểm. Thông qua quá trình này, các thành viên trong nhóm hiểu nhau một cách có ý nghĩa và điều đó giúp đặt nền tảng để làm việc cùng nhau hiệu quả hơn trong tương lai. ”
2. Giữ liên lạc thường xuyên và các cuộc trò chuyện một đối một
Thường xuyên liên hệ với nhân viên từ xa của bạn là một phương tiện hiệu quả cao để thúc đẩy sự tham gia của họ.
Theo công ty Tư vấn Quản lý Gallup, những nhân viên thường xuyên gặp gỡ với quản lý của họ gắn bó hơn gấp ba lần so với đồng nghiệp của họ. Các nghiên cứu cũng chỉ ra rằng nhân viên có nguy cơ mất hứng thú cao hơn gấp 4 lần khi họ không gặp trực tiếp người giám sát của mình.
3. Công nghệ đòn bẩy
Khi lên lịch liên lạc và trò chuyên một đối một, hãy sử dụng công nghệ để tạo điều kiện giao tiếp mặt đối mặt bất cứ khi nào có thể. Một nghiên cứu chi tiết trên Tạp chí Kinh doanh Harvard cho thấy: giao tiếp mặt đối mặt hiệu quả hơn 34 lần so với thư từ qua email.
Tận dụng các công cụ hội nghị truyền hình, chẳng hạn như Zoom và UberConference, để tạo cơ hội gặp mặt trực tiếp với nhóm của bạn.
Ngoài các công cụ hội nghị truyền hình, hãy sử dụng các nền tảng cộng tác dự án như Trello và Slack để thúc đẩy chia sẻ thông tin giữa nhóm của bạn.
4. Giao tiếp liên tục
Giao tiếp rõ ràng và nhất quán là điều tối quan trọng để thúc đẩy và hướng dẫn nhân viên từ xa của bạn một cách hiệu quả.
“Theo nguyên tắc chung, các nhà lãnh đạo thường cảm thấy họ giao tiếp đủ, trong khi các nhóm của họ thường cảm thấy họ giao tiếp không đầy đủ,” Mayo nói trong “Nguyên tắc lãnh đạo”.
5. Hãy minh bạch
Minh bạch là một trong những kỹ năng giao tiếp thiết yếu mà mọi nhà lãnh đạo cần có.
Khi truyền đạt một sáng kiến chính, chẳng hạn như thay đổi tổ chức, hãy giải thích đầy đủ lý do đằng sau lý do tại sao các quyết định nhất định được đưa ra và mời nhân viên của bạn đặt câu hỏi. Làm như vậy có thể giúp bạn đảm bảo mọi người đều bình đẳng và xây dựng nền tảng tin cậy vững chắc hơn.
6. Thấm nhuần ý thức về mục đích
Mục đích có thể có tác động sâu sắc đến hiệu quả hoạt động của cá nhân, nhóm và doanh nghiệp.
Để truyền đạt mục đích cho nhân viên của bạn, hãy cung cấp các ví dụ cụ thể về cách nỗ lực tập thể của họ thúc đẩy các mục tiêu quan trọng của tổ chức.
Mục đích chính của “Mục đích của Chỉ huy”, theo học thuyết của Quân đội Hoa Kỳ, là “tập trung cấp dưới vào những gì phải hoàn thành để đạt được thành công, ngay cả khi kế hoạch và khái niệm hoạt động không còn được áp dụng, và để kỷ luật nỗ lực của họ.”
7. Tin tưởng và Trao quyền cho nhân viên của bạn
Để trao quyền cho nhân viên từ xa của bạn, hãy tránh quản lý vi mô, ủy thác các nhiệm vụ mang lại cơ hội phát triển và cân nhắc việc tham gia vào việc đưa ra quyết định của nhóm.
Bằng cách giao cho nhân viên của bạn các dự án quan trọng và lôi kéo họ tham gia vào các quy trình tổ chức quan trọng, bạn cho thấy rằng bạn coi trọng những đóng góp của họ và có thể phát triển mối quan hệ làm việc bền chặt hơn.
8. Cung cấp hỗ trợ
Nghiên cứu của Gallup cho thấy 69% nhân viên mà người quản lý giúp họ thiết lập các ưu tiên công việc và mục tiêu hiệu suất đều trở nên gắn bó hơn.
Ví dụ: nếu một trong những nhân viên của bạn muốn củng cố kỹ năng kinh doanh của họ, hãy đề nghị họ xem xét tham gia một khóa học trực tuyến và phác thảo một số cách làm có thể giúp họ thăng tiến sự nghiệp.
9. Lấy ý kiến phản hồi
Có được cái nhìn sâu sắc về cách người khác nhìn nhận bạn không chỉ có thể rèn luyện trí thông minh cảm xúc của bạn mà còn trang bị cho bạn một tư duy phát triển.
Bằng cách nâng cao nhận thức về bản thân, bạn có thể xác định điểm yếu của mình và lập kế hoạch phát triển khả năng lãnh đạo mạnh mẽ hơn, cho phép bạn trở thành người quản lý tốt hơn và làm gương tích cực cho nhóm từ xa của bạn.
10. Nuôi dưỡng sự đồng cảm và nhận thức văn hóa
Sự đồng cảm là động lực chính thúc đẩy hiệu quả công việc và là yếu tố nền tảng của trí tuệ cảm xúc.
Khi giám sát một nhóm toàn cầu, phân tán, điều quan trọng là phải nhận thức được sự khác biệt về văn hóa và tạo điều kiện cho một môi trường hòa nhập.
Hãy tính đến sự khác biệt về múi giờ và cố gắng lưu ý các ngày lễ và ngày quan trọng.
11. Dành thời gian để kết nối và giao lưu
“Bạn cần tạo ra những thứ thay thế cho các cuộc trò chuyện thông thường ở hành lang, bữa ăn và các tương tác tình cờ thường xảy ra trong một ngày và trong tuần khi mọi người ở cùng một nơi về mặt địa lý,” Mayo nói trong Nguyên tắc lãnh đạo.
Giúp nhân viên từ xa của bạn cảm thấy như họ là một phần của nhóm bằng cách tổ chức các cuộc họp trực tuyến, chẳng hạn như giờ vui ảo và dành thời gian để nói chuyện nhỏ trước các cuộc họp nhóm.
12. Thúc đẩy sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống
Dữ liệu cho thấy rằng việc rút phích cắm điện sau giờ làm việc là thách thức lớn nhất mà 22% nhân viên làm việc từ xa phải đối mặt.
Dựa vào các tiêu chuẩn và kỳ vọng mà bạn đã thiết lập ngay từ đầu và khuyến khích nhân viên của bạn tuân thủ một lịch trình đã định và rời khỏi công việc khi hết giờ làm việc.
Khi làm như vậy, bạn có thể giúp nhân viên của mình tránh được cảm giác kiệt sức và nâng cao hiệu suất của nhóm.
Quản lý nhân viên từ xa không phải là không có những thách thức. Với một bộ tiêu chuẩn và kỳ vọng rõ ràng, các công cụ phù hợp, trí tuệ cảm xúc cao và tuân thủ các phương pháp quản lý tốt nhất, bạn có thể trở thành một nhà lãnh đạo hiệu quả và trang bị cho nhóm của mình để phát triển.
Nguồn: Harvard Business School Online
