Jenn, một Nhà huấn luyện nghề nghiệp của Indeed, giải thích các phong cách lãnh đạo hàng đầu trong quản trị và cách xác định phong cách phù hợp với bạn và nhóm của bạn.

Hiểu và áp dụng các phương pháp hay nhất từ ​​các lý thuyết quản trị nơi làm việc có thể giúp bạn dẫn dắt nhóm của mình đi đến thành công một cách hiệu quả hơn. Nhiều lý thuyết trong số này đã tạo ra các phương pháp lãnh đạo thường được sử dụng để lãnh đạo và phát triển các tổ chức ngày nay, và bạn có thể chọn trong số đó để xác định các chiến lược phù hợp nhất với mình và nhóm của mình.

Trong bài viết này, chúng tôi giải thích các lý thuyết quản trị phổ biến nhất và chia sẻ một số mẹo về cách bạn có thể áp dụng chúng tại nơi làm việc.

Lý thuyết quản trị là gì?

Các lý thuyết quản trị là một tập hợp các ý tưởng đề xuất các quy tắc chung về cách quản trị một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Họ đề cập đến cách người giám sát thực hiện các chiến lược để hoàn thành các mục tiêu của tổ chức và cách họ thúc đẩy nhân viên thực hiện với khả năng cao nhất của họ.

Thông thường, các nhà lãnh đạo áp dụng các khái niệm từ các lý thuyết quản trị khác nhau sao cho phù hợp nhất với nhân viên và văn hóa công ty của họ. Mặc dù nhiều lý thuyết quản trị đã được tạo ra từ nhiều thế kỷ trước, nhưng chúng vẫn cung cấp các khuôn khổ hữu ích cho các nhóm lãnh đạo tại nơi làm việc và điều hành các doanh nghiệp ngày nay.

Lợi ích của lý thuyết quản trị

Có một số lý do tại sao các nhà lãnh đạo nên nghiên cứu và áp dụng các lý thuyết quản trị đã được thiết lập tại nơi làm việc, bao gồm:

• Tăng năng suất: Sử dụng những lý thuyết này, các nhà lãnh đạo học cách tận dụng tối đa các thành viên trong nhóm của họ, cải thiện hiệu suất và tăng năng suất.
• Đơn giản hóa quá trình ra quyết định: Các lý thuyết quản trị cung cấp cho các nhà lãnh đạo các chiến lược đẩy nhanh quá trình ra quyết định, giúp những nhà lãnh đạo đó thực hiện vai trò của họ hiệu quả hơn.
• Tăng cường hợp tác: Các nhà lãnh đạo học cách khuyến khích thành viên của đội

• tham gia và tăng cường hợp tác giữa toàn bộ nhóm.
• Tăng tính khách quan: Các lý thuyết quản trị khuyến khích các nhà lãnh đạo thực hiện những thay đổi đã được chứng minh một cách khoa học hơn là dựa vào phán đoán của họ.

Các loại lý thuyết quản trị

Dưới đây là bảy lý thuyết quản trị quan trọng cần lưu ý:

1. Lý thuyết quản trị khoa học

Frederick Taylor, một trong những người đầu tiên nghiên cứu hiệu quả công việc một cách khoa học, đã áp dụng một phương pháp quản trị khoa học vào những năm 1800 vừa qua. Các nguyên tắc của Taylor khuyến nghị rằng phương pháp khoa học nên được sử dụng để thực hiện các nhiệm vụ tại nơi làm việc, trái ngược với việc người lãnh đạo dựa vào phán đoán của họ hoặc quyết định cá nhân của các thành viên trong nhóm.

Taylor khuyến nghị đơn giản hóa các nhiệm vụ để tăng năng suất. Ông đề nghị các nhà lãnh đạo phân công các thành viên trong nhóm vào những công việc phù hợp nhất với khả năng của họ, đào tạo họ kỹ lưỡng và giám sát họ để đảm bảo họ duy trì hiệu quả trong vai trò này.

Mặc dù sự tập trung của ông ấy vào việc đạt được hiệu quả tối đa tại nơi làm việc bằng cách tìm ra cách tối ưu để hoàn thành nhiệm vụ là hữu ích, nhưng nó lại bỏ qua tính nhân văn của từng cá nhân. Lý thuyết này ngày nay không được thực hành nhiều ở dạng thuần túy nhất, nhưng nó đã chứng minh cho các nhà lãnh đạo thấy tầm quan trọng của hiệu quả tại nơi làm việc, giá trị của việc đảm bảo các thành viên trong nhóm được đào tạo đầy đủ và nhu cầu làm việc theo nhóm và hợp tác giữa người giám sát và nhân viên.

2. Nguyên lý lý luận quản trị tổng quát

Henri Fayol, một giám đốc điều hành cấp cao và kỹ sư khai thác mỏ, đã phát triển lý thuyết này vào thế kỷ 19 khi ông xem xét một tổ chức thông qua quan điểm của các nhà quản trị và các tình huống mà họ có thể gặp phải.

Fayol tin tưởng lãnh đạo có năm chức năng chính—dự báo, lập kế hoạch, phối hợp, chỉ huy và kiểm soát—và ông đã phát triển các nguyên tắc phác thảo cách các nhà lãnh đạo nên tổ chức và tương tác với các nhóm của họ. Ông gợi ý rằng các nguyên tắc không nên cứng nhắc mà nên để người quản trị xác định cách họ sử dụng chúng để quản trị hiệu quả và hiệu quả. Các nguyên tắc ông vạch ra là:

• Sáng kiến: Điều này đề cập đến mức độ tự do mà nhân viên nên có để thực hiện trách nhiệm của mình mà không bị ép buộc hoặc ra lệnh.
• Công bằng: Nguyên tắc này ngụ ý rằng mọi người trong tổ chức phải được đối xử bình đẳng và đó phải là một môi trường tử tế.
• Chuỗi vô hướng: Nguyên tắc này nói rằng cần có một chuỗi giám sát từ cấp quản trị cao nhất đến cấp thấp hơn và rằng giao tiếp thường chảy từ trên xuống dưới. Ông nhấn mạnh không có quy tắc cứng nhắc nào liên quan đến quá trình giao tiếp thông qua chuỗi mệnh lệnh.
• Thù lao nhân sự: Nguyên tắc này đề cập đến khẳng định rằng cần có cả thù lao bằng tiền và phi tiền tệ dựa trên mức độ thực hiện công việc để tạo sự gắn bó giữa nhân viên và tổ chức.
• Thống nhất về phương hướng: Nguyên tắc này khẳng định rằng chỉ nên có một người quản trị cho mỗi bộ phận chịu trách nhiệm điều phối hoạt động của nhóm để đạt được một mục tiêu duy nhất.
• Kỷ luật: Theo nguyên tắc này, nhân viên phải tôn trọng và vâng lời, và một tổ chức nên vạch ra các quy tắc và quy định làm rõ các quy tắc, giám sát tốt và hệ thống thưởng phạt.
• Phân chia công việc: Nguyên tắc này khẳng định rằng hành động quản trị tổng thể nên được phân chia và các thành viên trong nhóm nên được giao trách nhiệm dựa trên kỹ năng và sở thích của họ để làm cho họ hiệu quả và hiệu quả hơn.
• Quyền hạn và trách nhiệm: Theo nguyên tắc này, cần có sự cân bằng giữa quyền hạn⁠—quyền ra lệnh và đưa ra quyết định⁠—và trách nhiệm⁠—nghĩa vụ của nhân viên trong việc thực hiện các nhiệm vụ mà họ được chỉ định.
• Thống nhất mệnh lệnh: Điều này đề cập đến sự khẳng định rằng nhân viên phải nhận đơn đặt hàng chỉ từ một người giám sát trực tiếp và chỉ chịu trách nhiệm trước người đó.
• Đặt lợi ích cá nhân phụ thuộc vào lợi ích chung: Phải có sự hài hòa giữa lợi ích của cá nhân và tổ chức, mặc dù lợi ích của tổ chức nên được ưu tiên vì nó sẽ mang lại phần thưởng cho cá nhân.
• Tập trung hóa: Theo nguyên tắc này, cấp cao nhất của cơ quan quyền lực nên được tập trung vào cấp quản trị cao nhất, người có quyền đưa ra những quyết định quan trọng nhất trong một tổ chức.
• Trật tự: Nguyên tắc này khẳng định rằng để một tổ chức hoạt động trơn tru, đúng người phải được giao đúng việc và do đó, mọi vật tư và nhân viên phải được đặt đúng chỗ.
• Tính ổn định của nhiệm kỳ: Nguyên tắc này nói rằng nhân viên phải có an ninh công việc để có hiệu quả.
• Espirit de corps: Điều này đề cập đến niềm tin rằng phải có sự đóng góp thống nhất của cả nhóm và sự hợp tác luôn lớn hơn tổng hợp các màn trình diễn của từng cá nhân.

3. Lý thuyết quản trị quan liêu

Được phát triển bởi Max Weber, lý thuyết quản trị quan liêu tập trung vào việc cấu trúc các tổ chức theo thứ bậc để có các quy tắc quản trị rõ ràng. Các nguyên tắc của ông để tạo ra hệ thống này bao gồm một chuỗi mệnh lệnh, phân công lao động rõ ràng, tách biệt tài sản cá nhân và tổ chức của chủ sở hữu, các quy tắc và quy định nghiêm ngặt và nhất quán, lưu giữ hồ sơ và tài liệu tỉ mỉ, lựa chọn và thăng chức cho nhân viên dựa trên năng lực của họ. thành tích và trình độ.

Lý thuyết này đã đóng một vai trò quan trọng trong việc thiết lập các tiêu chuẩn và thủ tục là cốt lõi của hầu hết các tổ chức ngày nay.

4. Thuyết quan hệ con người

Lý thuyết này được phát triển bởi Elton Mayo, người đã thực hiện các thí nghiệm được thiết kế để cải thiện năng suất, đặt nền móng cho quan hệ con người sự chuyển động. Trọng tâm của ông ấy là thay đổi điều kiện làm việc như ánh sáng, thời gian nghỉ giải lao và độ dài của ngày làm việc

Mọi thay đổi mà ông ấy thử nghiệm đều được đáp ứng với sự cải thiện về hiệu suất. Cuối cùng, ông kết luận rằng những cải tiến không phải do những thay đổi mà là kết quả của việc các nhà nghiên cứu chú ý đến nhân viên và khiến họ cảm thấy có giá trị.

Những thí nghiệm này đã đưa ra giả thuyết rằng nhân viên được thúc đẩy bởi sự chú ý của cá nhân và là một phần của nhóm hơn là bởi tiền bạc hoặc thậm chí là điều kiện làm việc.

5. Lý thuyết quản trị hệ thống

Lý thuyết này khẳng định các doanh nghiệp bao gồm nhiều thành phần phải hoạt động hài hòa để hệ thống lớn hơn hoạt động tối ưu. Do đó, thành công của tổ chức phụ thuộc vào sức mạnh tổng hợp, sự phụ thuộc lẫn nhau và mối quan hệ qua lại giữa các hệ thống con. Theo lý thuyết này, nhân viên là thành phần quan trọng nhất của một công ty và các phòng ban, nhóm làm việc và đơn vị kinh doanh đều là những yếu tố quan trọng bổ sung cho sự thành công.

Theo lý thuyết quản trị hệ thống, các nhà quản trị nên đánh giá các mẫu và sự kiện trong tổ chức để xác định phương pháp quản trị tốt nhất. Họ cần hợp tác và làm việc cùng nhau trong các chương trình để đảm bảo thành công.

6. Thuyết ngẫu nhiên

Được phát triển bởi Fred Fiedler, trọng tâm chính của lý thuyết này là không có phương pháp quản trị nào phù hợp với mọi tổ chức. Fiedler gợi ý rằng những đặc điểm của một nhà lãnh đạo có liên quan trực tiếp đến mức độ hiệu quả của họ trong việc lãnh đạo nhóm của mình. Ông khẳng định có tính lãnh đạo áp dụng cho mọi loại tình huống và người lãnh đạo phải linh hoạt để thích nghi với môi trường luôn thay đổi.

7. Lý thuyết X và Y

Douglas McGregor nhà tâm lý học xã hội người Mỹ đã giới thiệu các lý thuyết X và Y trong cuốn sách của mình, “The Human Side of Enterprise”, nơi ông kết luận rằng hai phong cách quản trị khác nhau được hướng dẫn bởi nhận thức của họ về động cơ của các thành viên trong nhóm. Các nhà quản trị cho rằng nhân viên thờ ơ hoặc không thích công việc của họ sử dụng lý thuyết X, đó là độc tài. Lý thuyết Y được sử dụng bởi các nhà quản trị tin rằng nhân viên có trách nhiệm, cam kết và tự động viên. Đây là một phong cách quản trị có sự tham gia tạo ra sự hợp tác hơn môi trường làm việc, trong khi lý thuyết X dẫn đến quản trị vi mô.

Ông kết luận rằng các tổ chức lớn có thể dựa vào lý thuyết X để giữ cho mọi người tập trung vào việc đáp ứng các mục tiêu của tổ chức. Các doanh nghiệp nhỏ hơn, nơi nhân viên là một phần của quá trình ra quyết định và khuyến khích sự sáng tạo, có xu hướng sử dụng lý thuyết Y.

Lời khuyên cho việc sử dụng các lý thuyết quản trị tại nơi làm việc

Dưới đây là một số mẹo giúp bạn áp dụng các phương pháp hay nhất từ ​​các lý thuyết quản trị này tại nơi làm việc của mình:

Đầu tư vào đào tạo nhân viên

Như Frederick Taylor đã đề xuất trong lý thuyết quản trị khoa học của mình, bạn có thể tăng năng suất của nhân viên bằng cách quan sát các quy trình làm việc và sau đó tạo ra các chính sách đề xuất các phương pháp hay nhất. Đầu tư vào đào tạo cho nhân viên của bạn để giúp họ làm việc hiệu quả hơn trong vai trò tương ứng. Nhìn chung, bạn sẽ thấy việc đào tạo như vậy giúp tăng năng suất của họ và cải thiện hiệu suất tổng thể trong công việc. Lý thuyết quan hệ con người cũng có thể tác động đến năng suất, vì sự chú ý mà bạn dành cho các thành viên trong nhóm và sự quan tâm mà bạn dành cho hiệu suất của họ có thể làm tăng năng suất của họ.

Trao quyền cho nhân viên trong việc ra quyết định

Lấy một gợi ý từ lý thuyết quan hệ con người bằng cách khuyến khích các mối quan hệ giữa các cá nhân và tạo ra một môi trường cộng tác. Trao cho các thành viên trong nhóm của bạn nhiều quyền lực hơn trong việc đưa ra quyết định. Điều này có thể có nghĩa là trao cho họ nhiều quyền kiểm soát hơn trong vai trò của họ hoặc cho phép đóng góp nhiều hơn cho các mục tiêu và chiến lược của bộ phận. Cân nhắc việc tạo các nhóm nhỏ trong bộ phận của bạn và cho phép các nhóm đó có khả năng ra quyết định tốt hơn để đạt được các mục tiêu của tổ chức.

Làm phẳng hệ thống phân cấp tổ chức

Nghiên cứu cho thấy rằng làm phẳng hệ thống phân cấp có thể làm tăng sự đổi mới của địa phương và đẩy nhanh quá trình ra quyết định. Điều này có thể có nghĩa là loại bỏ các chức danh hoặc vị trí cấp cao để truyền cảm hứng cho một môi trường làm việc hợp tác, gắn kết. Nó cũng có thể có nghĩa là trao quyền những người lãnh đạo đội với nhiều khả năng ra quyết định hơn và loại bỏ nhu cầu di chuyển hoàn toàn chuỗi mệnh lệnh để nhận được sự chấp thuận đối với các quyết định.

Nội dung được nghiên cứu bởi indeed