Sẽ có lúc trong tổ chức, việc thay đổi thiết kế tổ chức sẽ tốt hơn là giữ nguyên; khi những cách làm việc cũ không còn phù hợp hoặc cản trở sự phát triển. Tại thời điểm này, các tổ chức, bất kể quy mô của họ, phải xem xét thiết kế tổ chức tốt nhất để tiếp tục thành công. Chuyển từ công ty mới thành lập sang doanh nghiệp đã thành lập, theo đuổi thị trường mới hoặc đồng hóa một công ty mới mua lại đều là cơ hội và thách thức đối với các nhà lãnh đạo.

Thiết kế tổ chức tốt thiết lập những cách thức mới để điều hành, liên hệ với nhau, để hoàn thành công việc; về cơ bản, đó là việc sử dụng kiến ​​trúc của tổ chức để biến chiến lược kinh doanh thành hiện thực hoạt động. Và mặc dù điều này có thể khiến bạn cảm thấy khó khăn, nhưng việc tạo ra một thiết kế tổ chức mạnh mẽ không cần đến một đội ngũ chuyên gia tư vấn. Một cố vấn có kỹ năng trong lĩnh vực này có thể hữu ích, nhưng không bắt buộc nếu các nhà lãnh đạo hiểu các thành phần cơ bản của thiết kế tổ chức. Những thành phần đó bao gồm:

• Chiến lược — Chiến lược kinh doanh mà bạn đang cố gắng đạt được là gì? Các trình điều khiển chính cho sự thành công của công ty bạn là gì?
• Tiêu chuẩn thiết kế — Mô hình hoạt động mới nên có khả năng cung cấp những gì? Những tiêu chí nào cần thiết để thực hiện chiến lược (năng lực, văn hóa, v.v.)? Kết thúc câu: “Mô hình hoạt động mới nên…”
• Tình trạng hiện tại — Xác định trạng thái “nguyên trạng” của trải nghiệm khách hàng hiện tại của công ty, quy trình, luồng ra quyết định, cấu trúc chi phí, trạng thái công nghệ, văn hóa của tổ chức, cấu trúc của tổ chức, mối quan hệ giữa các bộ phận, trải nghiệm nhân viên hiện tại, hiện có điểm mạnh/khoảng cách kỹ năng và hành vi được khen thưởng. Một lưu ý: mặc dù trạng thái hiện tại phải luôn được cân nhắc khi thiết kế một tổ chức, nhưng trong một số trường hợp, sẽ rất hữu ích khi tiếp cận quy trình dưới dạng bài tập “trang trống”, để trạng thái hiện tại cho đến khi kết thúc, làm điểm khởi đầu cho thiết kế thực hiện.
• Luồng quy trình chính — Những quy trình cốt lõi nào là cần thiết, hiện có hoặc chưa được thiết kế, để thúc đẩy chiến lược kinh doanh? Nếu các quy trình đã tồn tại, đâu là “điểm đau” mà bạn muốn cải thiện? Mặc dù nhiều công ty vừa và nhỏ tự hào về việc “không có quy trình” và không quan liêu, nhưng điều quan trọng là phải nhận ra khi định hướng đó là một huy hiệu danh dự hơn là một điều hữu ích cho sự phát triển liên tục của công ty.
• Cơ cấu quản trị – Những quyết định nào cần được đưa ra, ở đâu, khi nào và bởi ai để hỗ trợ các tiêu chí thiết kế và thực hiện chiến lược? Các quyết định được đưa ra hiện nay như thế nào? Làm thế nào để họ cần phải được thay đổi?
• Cấu trúc tổ chức – Tổ chức nên được cấu trúc như thế nào để thúc đẩy chiến lược kinh doanh của tổ chức? Những kỹ năng và khả năng nào là cần thiết để mang lại giá trị kinh doanh trong mô hình hoạt động mới?
• Kế hoạch thực hiện – Khi nào và làm thế nào thiết kế mới sẽ được đưa vào cuộc sống trong tổ chức? Nó sẽ được thực hiện cùng một lúc hay theo từng giai đoạn? Ai sẽ được thực hiện và làm thế nào? Ai sẽ chủ trì thực hiện? Thiết kế sẽ được truyền đạt tới tổ chức như thế nào?

Hãy nhớ rằng mọi người sẽ cố gắng những gì họ giúp tạo ra. Nếu bạn định thay đổi một tổ chức, bạn phải thay đổi cách thức hoạt động của nó và cách nào tốt hơn để thực hiện điều đó hơn là hỏi những người bên trong tổ chức xem nó nên hoạt động như thế nào để đạt được mục tiêu? Thu hút sự tham gia của một nhóm người từ khắp công ty để giúp thiết kế. Bao gồm những người gần gũi nhất với công việc, không chỉ các nhà lãnh đạo cấp cao nhất của tổ chức. Cách tiếp cận này tôn trọng những gì mọi người trong công ty của bạn mang lại và thúc đẩy tính bền vững, vì họ sẽ cảm thấy quyền sở hữu và trách nhiệm giải trình cao hơn khi họ có tiếng nói trong việc xây dựng mô hình tương lai.

Nội dung được nghiên cứu bởi Entrepreneur