Có một số loại cơ cấu tổ chức khác nhau, mỗi loại có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Phổ biến nhất là chức năng,sư đoàn,ma trận,nhóm dự án,phẳng.

Mô hình tổ chức theo chức năng là tốt nhất cho các doanh nghiệp nhỏ vì chúng cho phép phân cấp ra quyết định rõ ràng. Mỗi nhóm hoạt động như một “silo” riêng lẻ. Khi các nhóm phát triển, họ sẽ được hưởng lợi từ việc làm cho các cấu trúc chức năng này bớt cứng nhắc hơn. Các nhóm thường di chuyển nhanh hơn và cộng tác tốt hơn với nhiều chồng chéo hơn.

Cơ cấu phòng ban là tốt nhất cho các doanh nghiệp lớn vì chúng cho phép chuyên môn hóa nhiều hơn. Ví dụ: một công ty toàn cầu có thể phân chia hoạt động kinh doanh của họ thành các khu vực (chẳng hạn như EMEA/APAC) hoặc các danh mục dịch vụ rộng (như B2B/D2C).

Bên trong mô hình tổ chức ma trận, nhân viên làm việc trong cả nhóm chức năng và nhóm dự án có thể được cấu trúc khác nhau. Sau đó, nhân viên thường báo cáo với hai ông chủ: một người giám sát công việc hàng ngày của họ, cũng như một ông chủ khác giám sát các dự án hoặc nhiệm vụ lớn hơn.

Một đội dự án cách tiếp cận sẽ bao gồm bất kỳ số chức năng nào hoạt động cùng nhau trong một dự án cụ thể mà không có hệ thống phân cấp cố định. Nhân viên báo cáo thông qua các ông chủ cá nhân của họ. Nhưng họ cũng đóng góp vào nỗ lực của nhóm do các nhà quản lý từ các bộ phận khác trong nhóm lãnh đạo khi cần thiết.

Tổ chức phẳng có càng ít cấu trúc thứ bậc càng tốt. Quản lý cấp trung phần lớn vắng bóng nhân viên. Thay vào đó, lực lượng lao động thường báo cáo trực tiếp cho người quản lý hoặc lãnh đạo ở cấp “cao nhất”. Những nhân viên có tính tự chủ cao thường phát triển mạnh trong những môi trường này. Việc thiếu hệ thống phân cấp thúc đẩy mọi người đưa ra quyết định, nắm quyền sở hữu và tạo điều kiện giải quyết vấn đề.

Trong một cơ cấu tổ chức mạng lưới, các dịch giả tự do cá nhân, nhóm hoặc hiệp hội làm việc cùng nhau. Mỗi người làm việc như các nhóm chức năng riêng biệt, nhưng có thể chia sẻ một thực thể tổng thể. Các hiệp hội nghề nghiệp thường có kiểu cấu trúc này.

Lựa chọn cơ cấu tổ chức tốt nhất cho công ty của bạn

Khi nói đến cơ cấu tổ chức, không có giải pháp chung cho tất cả. Cách tốt nhất để chọn cơ cấu tổ chức cho công ty của bạn là trước tiên hãy đánh giá nhu cầu và mục tiêu kinh doanh của bạn. Từ đó, bạn có thể kết hợp những nhu cầu đó với một trong những cơ cấu tổ chức phổ biến.

Mặc dù không có câu trả lời “đúng”, nhưng một số cấu trúc tổ chức phù hợp với nhóm của bạn hơn những cấu trúc khác. Và trong khi chúng tôi thông thường ủng hộ việc thử một số giải pháp cho đến khi bạn tìm thấy giải pháp nào hiệu quả, giải pháp nào không hiệu quả với việc phát triển tổ chức.

Tổ chức lại công ty (đặc biệt là tái tổ chức) có xu hướng hủy hoại tinh thần nhân viên. Ngay cả khi được xử lý tốt, việc tổ chức lại tạo ra sự không chắc chắn và căng thẳng cho nhân viên. Vì chúng thường là điềm báo trước cho việc sa thải nhân viên nên mọi người có xu hướng sợ mất việc làm — ngay cả khi những thay đổi nói chung là tích cực. Và nếu có một mô hình thay đổi lớn khác nhanh chóng xảy ra? Đó là một công thức cho sự hoài nghi và kiệt sức nơi làm việc.

Khi quyết định cơ cấu tổ chức, điều quan trọng là phải ghi nhớ bốn yếu tố sau:

1. Dịch vụ

Cấu trúc bạn chọn sẽ phụ thuộc vào loại công ty bạn điều hành. Ví dụ, các công ty dựa vào một số Nhân viên tiền tuyến được cấu trúc rất khác so với các tổ chức phi lợi nhuận. Mỗi người sẽ có một sơ đồ tổ chức khác nhau dựa trên những gì họ làm và nơi họ cần ưu tiên nỗ lực.

Để xây dựng một tổ chức hiệu quả, bạn cần biết những thành viên nào trong nhóm đang ở đó để tạo điều kiện thuận lợi cho công việc của những người trong lĩnh vực này và những nhân viên nào hỗ trợ các nhà lãnh đạo. Ví dụ, giám đốc điều hành C-suite thường có một nhóm chuyên hỗ trợ những nỗ lực của họ. Nhưng nhóm dịch vụ khách hàng tồn tại để hỗ trợ người dùng cuối. Một số vai trò, như tiếp thị hoặc phát triển sản phẩm, ngồi thẳng ở giữa. Việc phân bổ nguồn lực của bạn cần phản ánh sự cân bằng giữa hai nhóm nhu cầu này.

2. Kích thước

Quy mô công ty là rất quan trọng để xem xét khi xác định một cơ cấu tổ chức chính thức. Các công ty nhỏ hơn thường có mức độ chồng chéo cao trong các vai trò. Họ có cấu trúc ít chính thức hơn. Việc thiếu tiêu chuẩn hóa này có thể gây ra một số thách thức, nhưng nó giúp các nhóm phát triển nhanh chóng.

Mặt khác, các tổ chức lớn hơn có xu hướng phát triển nhanh hơn với cấu trúc chính thức, tập trung hơn. Tại sao? Nó giúp mọi người dễ dàng biết nơi tìm thông tin, nói chuyện với ai để hoàn thành công việc và tránh những nỗ lực trùng lặp một cách không cần thiết. Những thách thức và thế mạnh riêng của từng tổ chức có quy mô khác nhau giúp cung cấp thông tin về kiểu sắp xếp tốt nhất.

3. Sân khấu

Để tạo ra các hệ thống tiêu chuẩn hóa, (thường) cần phải có thứ gì đó để hệ thống hóa. Khá khó — hoặc dễ bị cho là dễ — để phát triển hệ thống cho một doanh nghiệp không có khách hàng, không có dịch vụ và không có nhân viên.

Trong giai đoạn đầu, không chỉ các công ty nhỏ được hưởng lợi từ một cấu trúc ít chính thức hơn – mà họ không cần. Khi các quy trình công việc xuất hiện, các mẫu phát sinh và các vấn đề xảy ra, chúng có thể phản ánh những bài học đó như một quy trình chính thức. Nhu cầu về các mối quan hệ báo cáo và cấu trúc bộ phận phát sinh cũng như nhu cầu về các hệ thống.

4. Hệ thống

Các tổ chức ở mọi giai đoạn — thậm chí chỉ với một người — có xu hướng tổ chức công việc của họ theo chức năng. Có kế toán, tiếp thị và dịch vụ ngay từ ngày đầu tiên. Khi công việc này được xử lý bởi một người duy nhất, thì không cần phải khớp nối các hệ thống. Nhiều người hơn có nghĩa là cần xác định cách thức, thời điểm và lý do làm việc theo nhóm diễn ra nhiều hơn.

Cả hệ thống hiện có và hệ thống mong muốn đều đóng một vai trò trong cơ cấu tổ chức. Nếu bạn cần hoặc muốn cộng tác và liên lạc nhanh hơn giữa các nhóm, bạn sẽ muốn thiết kế một cấu trúc “phẳng hơn”. Nếu các nhà lãnh đạo cần phải được loại bỏ khỏi các hoạt động hàng ngày, sẽ rất hữu ích nếu có một cấu trúc ủy quyền và trách nhiệm giải trình cho người khác.

Xây dựng tổ chức lành mạnh không chỉ có nghĩa là hoạt động tốt — mặc dù điều đó rất quan trọng. Nó có nghĩa là tạo ra các kế hoạch để hỗ trợ nhân viên của bạn và nơi làm việc trong quá trình phát triển của họ. Đưa ra một số suy nghĩ để các loại thẩm quyền hiện đang tồn tại có thể giúp bạn chọn cơ cấu tổ chức phù hợp. Nhưng biết nơi bạn muốn đến và kết quả bạn muốn đạt được trong tương lai sẽ giúp bạn đạt được điều đó.

Nội dung được nghiên cứu bởi BetterUp