Sơ đồ tổ chức là gì?

Sơ đồ tổ chức là một sơ đồ truyền đạt một cách trực quan một cơ cấu nội bộ công ty bằng cách nêu chi tiết vai trò, trách nhiệm và mối quan hệ giữa các cá nhân trong một thực thể.

Điểm quan trọng

• Sơ đồ tổ chức thể hiện bằng hình ảnh cấu trúc của tổ chức, làm nổi bật các công việc, phòng ban và trách nhiệm khác nhau kết nối các nhân viên của công ty với nhau và với đội ngũ quản lý.
• Sơ đồ tổ chức có thể có phạm vi rộng, mô tả tổng thể công ty hoặc có thể cụ thể theo bộ phận hoặc đơn vị, tập trung vào một nan hoa trên bánh xe.
• Hầu hết các sơ đồ tổ chức được cấu trúc bằng cách sử dụng mô hình “thứ bậc”, thể hiện ban quản lý hoặc các quan chức cấp cao khác ở trên cùng và các nhân viên cấp thấp hơn ở bên dưới họ.
• Các loại Sơ đồ khác bao gồm Sơ đồ tổ chức phẳng, Sơ đồ ma trận và Sơ đồ tổ chức bộ phận.

Hiểu sơ đồ tổ chức

Sơ đồ tổ chức mô tả rộng rãi toàn bộ tổ chức doanh nghiệp hoặc đi sâu vào một bộ phận hoặc đơn vị cụ thể.

Sơ đồ tổ chức hiển thị đồ họa của nhân viên thứ bậc địa vị so với các cá nhân khác trong công ty. Ví dụ, một trợ lý giám đốc sẽ luôn nằm ngay bên dưới một giám đốc trên Sơ đồ, cho thấy rằng trợ lý giám đốc sẽ báo cáo cho trợ lý giám đốc sau. Sơ đồ tổ chức sử dụng các ký hiệu đơn giản như đường thẳng, hình vuông và hình tròn để kết nối các chức danh công việc khác nhau có liên quan với nhau.

Bất kể cấu trúc của tổ chức là gì, sơ đồ tổ chức cực kỳ hữu ích khi một thực thể đang cân nhắc tái cơ cấu lực lượng lao động của nó hoặc thay đổi tổ hợp quản lý của nó. Quan trọng nhất, sơ đồ tổ chức cho phép nhân viên thấy rõ vai trò của họ phù hợp như thế nào với cấu trúc tổng thể của công ty.

Sơ đồ tổ chức phân quyền

Mô hình phổ biến nhất này đặt các cá nhân có thứ hạng cao nhất trên sơ đồ và đặt các cá nhân có thứ hạng thấp hơn bên dưới họ. Hệ thống phân cấp tổ chức thường phụ thuộc vào ngành, vị trí địa lý và quy mô công ty.

Ví dụ: một công ty đại chúng thường hiển thị các cổ đông trong ô cao nhất, tiếp theo là các ô sau theo thứ tự dọc giảm dần:

• Chủ tịch hội đồng quản trị
• Phó chủ tịch hội đồng
• Thành viên Hội đồng
• Giám đốc điều hành (CEO)
• Các giám đốc điều hành C-suite khác (nối với nhau bằng các đường ngang)

Các chức danh công việc khác có thể theo sau các nhà điều hành c-suite bao gồm:

• Chủ tịch
• Phó chủ tịch cao cấp
• Phó Tổng Thống
• Trợ lý phó chủ tịch
• Giám đốc cấp cao
• Thư ký giám đốc
• Giám đốc
• Trợ lý giám đốc
• Nhân viên toàn thời gian
• Nhân viên bán thời gian
• Nhà thầu

Nhiều tổ chức chính thức được tổ chức theo cấp bậc và có thể được hiển thị dưới dạng Sơ đồ. Những đối tượng này bao gồm các tập đoàn cũng như các tổ chức phi lợi nhuận, chính phủ, trường học & trường đại học và quân đội.

Không có cách duy nhất chính xác để thiết kế sơ đồ tổ chức, miễn là nó xác định được các quan chức, nhân viên, phòng ban và chức năng của công ty cũng như cách chúng tương tác với nhau.

Các loại sơ đồ tổ chức khác

• Phẳng— còn được gọi là Sơ đồ “ngang”, Sơ đồ tổ chức phẳng định vị các cá nhân ở cùng cấp độ, cho thấy sự bình đẳng về quyền lực và khả năng ra quyết định tự chủ hơn so với điển hình đối với nhân viên trong các tập đoàn có thứ bậc.
• Ma trận— Cơ cấu tổ chức phức tạp hơn này nhóm các cá nhân theo bộ kỹ năng chung của họ, các phòng ban mà họ làm việc và những người mà họ có thể báo cáo. Sơ đồ ma trận thường kết nối nhân viên và nhóm với nhiều người quản lý, chẳng hạn như nhà phát triển phần mềm đang làm việc trên hai dự án—một với người quản lý nhóm thông thường của họ và một với người quản lý sản phẩm riêng biệt. Trong trường hợp này, Sơ đồ ma trận sẽ kết nối nhà phát triển phần mềm với từng người quản lý mà họ đang làm việc cùng, bằng các đường thẳng đứng.
• Phòng ban— Sơ đồ này chia nhỏ công ty dựa trên một số tiêu chí cụ thể. Nó có thể là theo dòng sản phẩm được cung cấp hoặc khu vực địa lý. Một ví dụ sẽ là một nhà sản xuất ô tô tổ chức công ty của mình theo loại sản phẩm. Các bộ phận tương ứng sẽ có quyền tự chủ nhất định nhưng điều này có thể sẽ phát sinh thêm chi phí chung.

Sơ đồ tổ chức nên thể hiện điều gì?

Sơ đồ tổ chức sẽ hiển thị trực quan tình trạng phân cấp của một nhân viên cụ thể so với các cá nhân khác trong công ty. Ví dụ, một trợ lý giám đốc sẽ luôn nằm ngay bên dưới một giám đốc trên Sơ đồ, cho thấy rằng trợ lý giám đốc sẽ báo cáo cho trợ lý giám đốc sau.

Tại sao sơ ​​đồ tổ chức lại quan trọng?

Sơ đồ tổ chức mô tả hệ thống phân cấp của tổ chức, có thể xác định rõ ràng thâm niên và các dòng thẩm quyền cần tuân theo. Nó cũng có thể cho biết vai trò nào chịu trách nhiệm cho nhiệm vụ, bộ phận, phòng ban hoặc khu vực nào. Điều này có thể loại bỏ sự mơ hồ và cải thiện giao tiếp.

Sơ đồ tổ chức được sử dụng phổ biến nhất là gì?

Hai loại định dạng sơ đồ tổ chức thường được sử dụng nhất là phân cấp và phẳng. Thứ bậc là phổ biến nhất và nó cho thấy thứ hạng của các cá nhân dựa trên vai trò của họ trong công ty theo thứ tự dọc giảm dần. Định dạng phẳng, còn được gọi là sơ đồ tổ chức “theo chiều ngang”, đặt tất cả các cá nhân ở cùng cấp độ và biểu thị khả năng ra quyết định tự chủ trong đó quyền lực này được chia đều.

Làm cách nào để tạo sơ đồ tổ chức?

Có sẵn các gói phần mềm và mẫu web để giúp tạo sơ đồ tổ chức. Bạn thậm chí có thể sản xuất một cái bằng tay. Điều quan trọng là mô tả hệ thống phân cấp của tổ chức, với nhiều vị trí cấp cao hơn ở trên cùng. Bên dưới mỗi vị trí phải là các vị trí và vai trò cấp dưới, có thể được tách biệt theo bộ phận hoặc bộ phận. Tùy thuộc vào cách tổ chức được cấu trúc trong thực tế, Sơ đồ sẽ gần đúng với nó.

Các loại sơ đồ tổ chức khác là gì?

Ít được sử dụng hơn, nhưng vẫn hiệu quả trong việc xác định vai trò, là ma trận và sơ đồ tổ chức bộ phận. Sơ đồ tổ chức ma trận nhóm các cá nhân theo bộ kỹ năng chung của họ, các phòng ban nơi họ làm việc và những người mà họ báo cáo. Nó được mệnh danh là “ma trận” vì nó cho thấy các nhân viên và nhóm kết nối với nhau với nhiều người quản lý. Bộ phận sẽ hiển thị tổ chức của một công ty dựa trên một số tiêu chí cụ thể, chẳng hạn như dòng sản phẩm hoặc khu vực địa lý. Ví dụ: một nhà sản xuất ô tô có thể được tổ chức dựa trên các loại sản phẩm khác nhau mà họ cung cấp.

Điểm mấu chốt

Sơ đồ tổ chức cho phép một người hiểu trực quan về cấu trúc và hệ thống phân cấp của tổ chức. Điều này có thể cung cấp một cái nhìn tổng quan về cách thông tin và hướng dẫn được triển khai thông qua các tổ chức, có thể bao gồm từ các cơ quan chính phủ đến các tập đoàn và quân đội. Các vị trí cấp cao nhất xuất hiện ở đầu Sơ đồ với các vai trò cấp dưới nằm dưới chúng. Hình thức và dòng chảy của Sơ đồ sẽ khác nhau tùy thuộc vào quy mô của tổ chức và cách sắp xếp các vai trò của tổ chức.

Nội dung được nghiên cứu bởi Investopedia