E-Book

Thiết kế quy trình vận hành

Thiết kế quy trình vận hành rõ đầu vào, cách thực hiện, điểm phê duyệt và đầu ra để công việc được phối hợp nhất quán.

Tiếng Việt
Phát triển bởi Bess Business School

Giới thiệu tổng quan

Quy trình giúp nhiều người phối hợp công việc theo cùng một cách hiểu và tạo ra kết quả ổn định hơn. Dù vậy, không ít doanh nghiệp viết quy trình rất dài nhưng nhân sự vẫn khó áp dụng vì nội dung xa rời hoạt động thực tế. Cuốn e-book giúp bạn hiểu bản chất của quy trình và lý do doanh nghiệp cần chuẩn hóa cách làm. Tài liệu cũng phân tích những vấn đề thường gặp khi xây dựng quy trình tại doanh nghiệp Việt Nam. Qua đó, bạn có thể phân biệt một quy trình phục vụ vận hành với một tài liệu chỉ được lập để lưu trữ.

Bạn sẽ được hướng dẫn thiết kế năm bước gồm tiếp nhận đầu vào, chuẩn bị nguồn lực, thực hiện, phê duyệt, lưu trữ và chuyển giao đầu ra. Từng bước được đặt trong dòng chảy công việc để làm rõ ai tham gia, cần thông tin gì và phải bàn giao kết quả nào. Nội dung đồng thời giải thích vai trò của người trực tiếp thực hiện, người quản lý và các bộ phận liên quan khi xây quy trình. Nhờ sự tham gia đúng người, quy trình vừa bảo đảm kiểm soát vừa giữ được tính khả thi. Kết quả cuối cùng là một khung vận hành có thể dùng để đào tạo, phối hợp, kiểm tra và tiếp tục cải tiến.

Điểm đặc biệt nhất của cuốn sách là giúp bạn nhìn quy trình như một dòng chuyển đổi từ đầu vào thành đầu ra thay vì một danh sách thao tác rời rạc. Sách giúp bạn tự thiết kế được quy trình đủ rõ để nhiều vị trí phối hợp mà không phải liên tục hỏi lại. Bạn làm được điều đó bằng cách xác định từng điểm tiếp nhận, chuẩn bị, thực hiện, phê duyệt và bàn giao. Với mỗi điểm, bạn sẽ biết cần chỉ định người chịu trách nhiệm, thông tin sử dụng và tiêu chuẩn hoàn thành. Nhờ vậy, quy trình tạo ra có thể áp dụng ngay, đồng thời vẫn đủ linh hoạt để kiểm tra và cải tiến sau này.

Mục lục nội dung

  1. Quy trình là gì?
    • Bản chất khoa học của quy trình
    • Vai trò kết nối của quy trình
    Trang 5
  2. Tại sao cần phải có quy trình?
    • Tăng hiệu suất và tiết kiệm nguồn lực
    • Kết nối các bộ phận trong doanh nghiệp
    • Giải quyết bài toán nguyên nhân và kết quả
    • Động lực phát triển liên tục
    Trang 7
  3. Thực trạng xây dựng quy trình tại doanh nghiệp ở Việt Nam
    • Lịch sử hình thành của quy trình
    • Độ phức tạp và thiếu hụt chuyên gia
    • Yêu cầu từ thị trường chưa cao
    • Chưa có góc nhìn quản trị
    Trang 10
  4. Một quy trình chuẩn bao gồm những bước nào?
    • Hai góc nhìn về chuẩn của quy trình
    • Năm bước của quy trình theo góc nhìn quản trị
    Trang 13
  5. Bước 1: Tiếp nhận đầu vào
    • Tiếp nhận thông tin đầu vào
    • Thống nhất thông tin giữa hai bên
    • Ý thức về cải tiến liên tục
    Trang 17
  6. Bước 2: Phân tích và chuẩn bị nguồn lực
    • Phân tích yêu cầu để hiểu rõ công việc cần làm
    • Chuẩn bị nguồn lực cho quá trình thực hiện
    • Tích lũy kinh nghiệm qua thời gian
    Trang 20
  7. Bước 3: Thực hiện công việc
    • Bước nhỏ thứ nhất: Bắt đầu
    • Bước nhỏ thứ hai: Duy trì
    • Bước nhỏ thứ ba: Kết thúc
    • Ví dụ về bước overview
    • Tiêu chuẩn và cải tiến liên tục
    Trang 24
  8. Bước 4: Phê duyệt
    • Vai trò của bước phê duyệt
    • Mâu thuẫn thường gặp nhất
    • Thiết lập tiêu chí đánh giá công việc
    • Khắc chế cảm xúc bằng khoa học
    Trang 30
  9. Bước 5: Lưu trữ và chuyển giao đầu ra
    • Hai phía của việc chuyển giao
    • Sai lầm khi thiếu khung tiêu chuẩn kỹ thuật
    Trang 34
  10. Xây dựng quy trình cần sự tham gia của ai?
    • Bốn vai trò trong ban xây dựng quy trình
    • Ba nguyên lý cải tiến quy trình
    Trang 37

Tác giả

Thuỳ Nguyên

Thuỳ Nguyên

Nhà nghiên cứu quản trị ứng dụng (Applied Management Researcher)

Ông là nhà nghiên cứu độc lập về quản trị ứng dụng, chuyên gia tư vấn và đào tạo hàng đầu trong lĩnh vực quản trị tại Việt Nam. Ông cũng chính là tác giả của S.O.M®, lý thuyết quản trị đầu tiên do người Việt Nam nghiên cứu và phát triển. Hiện nay, ông đang là chuyên gia tư vấn quản trị tại Bess & Company, hệ sinh thái hỗ trợ toàn diện cho các doanh nghiệp SMEs & Startups, và đồng thời là cố vấn chuyên môn của Chương trình Thanh niên Khởi nghiệp tại các tỉnh thành của Việt Nam.

Trong 16 năm, ông đã đào tạo hơn 10.000 học viên và tư vấn trực tiếp cho hơn 100 doanh nghiệp trên khắp Việt Nam về các chủ đề quản trị và kinh doanh quan trọng nhất: Hoạch định chiến lược, Xây dựng bộ máy tổ chức, Quản lý vận hành, Phát triển sản phẩm, Sản xuất và vận hành dịch vụ, Phân phối và bán hàng, Truyền thông thương hiệu, Quản trị nguồn nhân lực, Quản trị tài chính và Năng lực lãnh đạo.

Lý thuyết gốc

S.O.M Theory™

Lý thuyết quản trị hiện đại đầu tiên tại Việt Nam

Viết tắt của Strategy, Organization và Managing, S.O.M hệ thống hóa tư duy kinh doanh và quản trị theo ba phần: Hoạch định chiến lược, Thiết kế bộ máy tổ chức và Quản lý vận hành. Lý thuyết được phát triển như một nền tảng chung, giúp các nguyên lý, phương pháp và công cụ khác nhau được kết nối trong cùng một hệ thống tư duy, thay vì tồn tại rời rạc.

Qua quá trình tư vấn và ứng dụng thực tế tại các doanh nghiệp thuộc 13 nhóm ngành ở Việt Nam, S.O.M đã được kiểm chứng và hoàn thiện trong nhiều bối cảnh khác nhau. Trên cơ sở này, lý thuyết này đã được sử dụng xuyên suốt trong các khoá học, tài liệu và công cụ tại nền tảng Bess Business School, giúp người học nhìn vấn đề một cách có hệ thống và tự tìm ra lời giải phù hợp với hoàn cảnh của mình.

Đội ngũ phát triển

Bess Business School

Nền tảng đào tạo kinh doanh và quản trị doanh nghiệp

Bess Business School nghiên cứu, biên soạn và sản xuất các khoá học, tài liệu và công cụ về kinh doanh và quản trị, với mục tiêu biến những kiến thức phức tạp thành nội dung rõ ràng, thực tiễn và có thể sử dụng trong công việc. Không chỉ để học một lần, Bess Business School được xây dựng như một nền tảng để người học có thể liên tục tham chiếu, tư duy và giải quyết những vấn đề mới luôn phát sinh trong quá trình kinh doanh và quản trị.

Các e-book khác dành cho bạn

E-BOOK

Bản chất của thiết kế bộ máy tổ chức

thuộc chủ đề Xây dựng bộ máy

Hiểu đúng bản chất của bộ máy tổ chức để sắp xếp công việc, vai trò và cơ chế phối hợp phù hợp với chiến lược phát triển của doanh nghiệp.

E-BOOK

Phân tích hệ thống công việc

thuộc chủ đề Xây dựng bộ máy

Phân tích toàn bộ công việc trong doanh nghiệp để hình thành các nhóm chức năng rõ ràng và lựa chọn nguồn lực thực hiện phù hợp.

E-BOOK

Thiết kế cấu trúc tổ chức

thuộc chủ đề Xây dựng bộ máy

Thiết kế sơ đồ tổ chức dựa trên chiến lược, chuỗi công việc và đặc điểm nguồn lực thay vì sao chép một mô hình có sẵn.

E-BOOK

Xây dựng mô tả công việc

thuộc chủ đề Xây dựng bộ máy

Xây dựng mô tả công việc đầy đủ để mỗi vị trí hiểu rõ nhiệm vụ, đầu ra, tiêu chí đánh giá, năng lực và nguồn lực cần sử dụng.

E-BOOK

Xây dựng tiêu chí đánh giá

thuộc chủ đề Xây dựng bộ máy

Xây dựng hệ thống tiêu chí đánh giá cân bằng giữa số lượng, chất lượng, chi phí và thời gian để đo đúng kết quả công việc.

99.000 ₫ 499.000 ₫